konfiguracja autorespondera

Opisanej tu funkcji używamy w momencie gdy chcemy, aby serwer wysłał odpowiedź automatyczną na każdą wiadomość, która spływa na naszą skrzynkę mailową. Np. informacja o urlopie. W wiadomości automatycznej możemy podać informacje o naszej niedyspozycji, numer telefonu lub ewentualny namiar na osobę nas zastępującą.

Idea funkcjonalności jest taka, aby osoba wysyłająca do nas maila miała świadomość, że reakcja z naszej strony może nie być natychmiastowa.

Aby skonfigurować odpowiedź automatyczną, należy zalogować się do WEB Mail, a następnie:

  1. Rozwinąć MENU
  2. Wybrać opcję "Autoresponder"

Obrazek - Autoresponder - wybór z MENU

Kolejny krok to kliknięcie przycisku "Add Autoresponder":

Obrazek - Autoresponder - dodawanie nowego

Podczas tworzenia Autorespondera należy zwrócić uwagę na następujące elementy:

  1. Kodowanie wiadomości - zawsze wybieramy "utf-8"
  2. Czas po jakim zostanie wysłana ponowna informacja w przypadku otrzymywania maili od tego samego adresata - ustawiamy wartość "1"
  3. Pole z wartością, które pojawi się w programie pocztowym jako nazwa autora wiadomości. UWAGA! To pole nie obsługuje polskich znaków.
  4. Temat maila wysyłanego przez Autoresponder - np. "Jestem na urlopie"
  5. Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że możemy korzystać ze znaczników HTML. Domyślnie zaleca się nie zaznaczanie tej opcji i wysyłanie wiadomości w prostym formacie tekstowym.
  6. Treść wiadomości jaka znajdzie się w mailu wysyłanym przez Autoresponder - np. Jestem na urlopie od XXX do XXX i obecnie moje obowiązki przejęła osoba XXX.
  7. Zapis - od tego momentu każda wiadomość wysłana na nasz adres mailowy spowoduje automatyczną odpowiedź według wzoru jaki opracowaliśmy.

Obrazek - Autoresponder - konfiguracja pól

Po kliknięciu przycisku oznaczonego (7), każda wiadomość mail wysłana na nasz adres, otrzyma odpowiedź automatyczną z przygotowaną przez nas treścią.

Gotowy Autoresponder widzimy na poniższym widoku. Z tego poziomu możemy go usunąć lub dokonać edycji.

Obrazek - Autoresponder - edycja lub usuwanie

UWAGA! Automatycznej odpowiedzi nie można czasowo dezaktywować. Można jedynie dokonać edycji lub ją usunąć.